10 manieren om te besparen op je voorraadkosten
Een gemiddelde tandartspraktijk maakt gebruik van ongeveer 300 verschillende dentale producten. Dit is over het algemeen hoger dan andere vrije beroepen en kan (indien niet goed of efficiënt ingericht) zorgen voor onnodig hoge kosten.
Mijn 10 tips hoe te besparen op je dentale verbruiksmaterialen:
1.Benoem één persoon die verantwoordelijk is
Benoem één (!) persoon die verantwoordelijk is voor bestellen, vanuit de gedachte “gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid”.
Dit moet een georganiseerd en efficiënt ingesteld persoon zijn. De dunne lijn tussen bestellen in grote hoeveelheden om te besparen en te veel bestellen wat niet verbruikt wordt of overdatum gaat moet goed bewaakt worden.
2. Bespaar op overhead
Door vooruit te plannen, jaarafspraken te maken met leveranciers en dit vast te leggen. Waak voor de verleiding om je assistente te laten speuren naar incidenteel goedkopere handschoenen of mondmaskers. Je verkoopt hiermee dure tijd, tijd die nuttiger besteed had kunnen worden. Je kunt beter een aantal momenten in het jaar plannen om structureel voordeel te halen, bijvoorbeeld februari als de nieuwe prijzen zijn gepubliceerd of voor de zomer wanneer vaak veel zomeracties lopen. Zo ga je herkennen wanneer je het beste kan inkopen, wat de gangbare marktprijzen zijn en hoe je optimaal kunt profiteren van aanbiedingen.
3. Leg een voorraad aan
Je zal wellicht denken voorraad aanleggen, maar ik moet de voorraadwaarde toch zo laag mogelijk houden? Ja en nee; ja in principe is het advies altijd om de voorraad laag te houden, alle euro’s die immers in je voorraad zitten kun je niet ergens anders aan besteden. Echter we leven in een bijzondere tijd waarbij de inflatie hoger is dan de rentestanden en je geld dus in waarde devalueert. Daarom kun je het beter investeren in producten/goederen die je om kunt zetten in waarde. Zoek daarbij naar producten die niet veel volume innemen maar waarvan je zeker bent dat je het de komende periode blijft gebruiken. Je kunt best een jaarvoorraad endovijlen aanleggen of grotere hoeveelheden composiet kopen tijdens een actieperiode.
4. Standaardiseer
Het gebruik van veel soortgelijke artikelen door de hele praktijk. Er is een ongelofelijk divers pallet aan (dentale) materialen verkrijgbaar, waardoor de kans bestaat dat er teveel materialen gebruikt worden met (bijna) dezelfde eigenschappen. Een smaller assortiment is beter beheersbaar en geeft je een betere inzage in je grootste uitgaven. Daarnaast geeft standaardiseren ook meer duidelijkheid en efficiëntie bij het (nieuwe) personeel, wat kostenreductie ten goede komt.
5. Overzicht en eenvoud van bestellen
Zorg ervoor dat bestellen je in de dagelijkse routine nauwelijks tijd kost, door een (automatisch) bestelsysteem te gebruiken. Door gestructureerd te werken verklein je ook de kans op misgrijpen. Dat scheelt dan weer frustratie, wat zorgt voor meer verlies dan goedgemaakt kan worden met slimmer inkopen.
Geef elk artikel ook zijn eigen (vaste) plek in de voorraad (dus niet achter of op elkaar). Een eigen product plek zorgt eenvoud en voorkomt verspilling. Maak echter wel een makkelijk systeem, een systeem wat werkt voor jouw praktijk.
6. Voorraadinzicht per behandelkamer
Behandelkamers aanvullen en voorraad beheren moeten georganiseerd zijn. Maak een lijst per behandelkamer wat er minimaal behoort te liggen en zorg dat deze op vaste tijden aangevuld wordt. Zo houdt je de voorraad(waarden) per kamer constant en vergroot je je controle. Groot bijkomend voordeel is dat dit lopen tijdens behandelingen voorkomt en zorgt voor rust.
7. Rechtstreeks inkopen (Binnen Europa)
Ga daar waar mogelijk direct naar de fabrikant of kijk eens buiten Nederland. Binnen Europa bestaat vrij verkeer van goederen, ook op CE gekeurde goederen voor medische toepassingen. Niet voor niets hebben veel depots een centraal magazijn van waaruit ze praktijken in meerdere landen beleveren. Het kan dus goed lonen om rond te kijken en leveranciers of fabrikanten te benaderen in een ander land.
8. Voorkom verspilling
Je kunt verspilling voorkomen door te kiezen voor efficiëntere verpakkingsvormen. Een goed voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld een bonding pen. Dit is een bonding uit een spuit waarbij met een klik alleen dat gedoseerd wordt wat nodig is en de rest in de pen blijft zitten. Geen onnodig weggooien van bonding.
9. Monitor
Een oude wijsheid; “wanneer je op kosten gaat managen worden ze vanzelf hoger” Monitor je inkopen, maar maak dit niet een obsessie. Voorkom dat dit je meer tijd en energie kost dan dat het je oplevert. Streef naar een gemiddelde inkoop van ongeveer 6-8% ten opzichte van je omzet, en onderneem pas actie als je structureel hoger uitkomt. Dit laatste kun je zelf doen maar je kunt ook je leveranciers vragen hier advies over te geven, zij kunnen goed vergelijken en je voorzien van de juiste adviezen.
10. FIFO
First in First Out. Niet onbekend, maar niet minder belangrijk, zorg ervoor dat je de oude materialen eerst opgebruikt worden alvorens de nieuwe aan te breken. Dit doe je bijvoorbeeld door altijd van achteren bij te vullen. Er is meer te besparen met het opmaken van de beschikbare materialen dan aan de voorkant te halen is met kortingen. Een sterke persoonlijkheid qua bestelassistente kan hier het verschil maken tussen besparen of onnodig weggooien en het juiste tegenwicht geven aan de tandarts die graag dat nieuwe materiaal wil gebruiken.