Inkoopbeleid Mondheelkunde – De 3 B’s

Een gemiddelde tandartspraktijk kent een overheadkost van 75% t.o.v. de omzet. Dit kan terug worden gebracht naar 59%. (Bron: Dental Care Alliance). Dat is alleen al € 36.800 per jaar voor een solist en € 80.000 per jaar voor een gemiddelde praktijk. En dan hebben we het nog niet eens over de hoeveelheid potentiële “patiënt-tijd” die per jaar verloren gaat. 

Laat dit even op je inwerken….

Er zijn natuurlijk tal van “oorzaken” te vinden die maken dat de overhead te hoog is en er zijn evenzoveel oplossingen. Wij adviseren kort samengevat de botte lijn “verhoog je klanttijd en verlaag je variabele kosten” en laten die twee elementen nu net samenkomen in het inkoopbeleid van een praktijk. 

Een goed inkoopbeleid kent een gezonde balans van de 3 B’s; Beschikbaar, Betaalbaar en Beheersbaar.

In de praktijk zien we dat het vinden van die balans vaak lastig is. Een aantal voorbeelden die we dagelijks tegenkomen: 

  • Om misgrijpen te voorkomen worden hoge voorraden aangehouden. 
  • Inkoop neemt te veel tijd in beslag
  • Een praktijkmanager en/of eigenaar heeft onvoldoende inzicht 
  • De inkoop verantwoordelijkheid en kennis liggen bij één persoon
  • De besteller koopt als een consument

We hebben een aantal tips die je gelijk kunt doorvoeren om die balans te verbeteren:

Tip 1: Evalueer en plan

Naar voorbeeld van de “Plan do check act” methode. Zorg ervoor dat je een ritme in de praktijk krijgt met vaste momenten waarop je kunt evalueren en doelen stelt voor de volgende cyclus. Maandelijks blijkt een goede natuurlijke periode. Houdt de doelen behapbaar, dit mogen er maximaal 2 zijn per cyclus. 

Tip 2: 80/20

Plan je agenda zodanig in dat minimaal 80% van je tijd naar klantgerichte handelingen gaat. Niet haalbaar? Breng gedurende een aantal dagen in beeld welke taken je uitvoert en plaats die in de “Eisenhower matrix” (templates goed vindbaar op Google). 

Tip 3: Ken je top 20% en voer proactief inkoopbeleid

Koop niet op onderbuikgevoel of op impuls wanneer er een aanbieding voorbij komt. Maak je top 20% producten die de hoogste inkoopwaarde vertegenwoordigen inzichtelijk en ga daarover in onderhandeling met leveranciers. Zorg dat je altijd minimaal 3 leveranciers een aanbod laat doen om tot een keuze te komen. (Ons advies; je vaste/voorkeurs leverancier, en traditionele concurrent, de fabrikant zelf en een specialistische handel in binnen of buitenland)

Meer weten of jouw casus (vrijblijvend) bespreken? Neem gerust contact op, wij praten hier graag over