Ook jouw praktijk doet aan een vorm van voorraadbeheer, of je nou groot of klein bent. Echter de mate van het volgen van je voorraad en de hieruit vloeiende data (welke je waardevolle informatie verschaft voor goed geïnformeerde beslissingen) verschilt per praktijk. 

Voor een kleinere praktijk is dit waarschijnlijk prima zelf te doen, maar zodra je een wat grotere praktijk hebt zal je ongetwijfeld merken dat het al lastiger wordt om lean te blijven werken. De afgelopen jaren zien we ook dat de meeste praktijken dit al goed geregeld hebben, maar gebruik dan mijn tips gerust als check-up.

  1. Data is macht

Als je besluit om de stap te zetten naar voorraadbeheer dan kenmerkt dit zich door het volgen van je voorraad-data. Deze data biedt namelijk waardevolle informatie waarmee je slimme, goed geïnformeerde beslissingen kunt nemen en altijd kunt verantwoorden waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Hoe volgt je deze data? De meest gebruikelijke manieren zijn:

  • Handmatig met potlood en papier, met gebruik van vooraf geprinte voorraad-sheets;
  • Op een computer, met Excel of een ander spreadsheet programma; of
  • Voorraadbeheer software, dat de voorraad automatisch bijhoudt, online
  1. Borg continuïteit bij je personeel

Stel minimaal 1 maar het liefst 2 personen aan die verantwoordelijk zijn voor je inkoop. Samen kunnen zij ervoor zorgen dat de materialen altijd aanwezig zijn. Is er iets besteld en blijkt dat toch niet geleverd te zijn dan kan degene die de materialen uitpakt gelijk actie ondernemen. Bovendien heb je bij een eventuele afwezigheid (ziekte of verlof) dat er altijd  iemand is die precies op de hoogte is van juiste manier van bestellen. 

  1. Voorbereiding is het halve werk

Een veelvoorkomende situatie is het rennen van de assistente naar de voorraadkamer omdat de servetten (of bonding) op zijn in de behandelkamer en ze vergeet dit in alle haast op te schrijven. Herkenbaar scenario? Dit werkt vaak misgrijpen in de hand en kan je onder meer voorkomen door met elkaar af te spreken wanneer kamers aangevuld dienen te worden. Kies er bijvoorbeeld voor om einde ochtend en einde middag om de behandelkamers aan te vullen met vastgestelde lijst van producten. Deze lijst moet voldoende zijn om het hele dagdeel door te komen. 

Hiermee maak je de taak belangrijk en voorkom je onnodig lopen naar de voorraadkamer.

  1. Basisvoorraad aanleggen

Definieer je belangrijkste producten en leg hiervan een basisvoorraad aan. Als je weet welke producten die je op jaarbasis gebruikt kan je hier ook naar handelen. Heb je geen grote voorraad plek of wil je niet teveel voorraad hebben, reken dan om per maand of zelfs per week. Gebruik je ongeveer 50 dozen servetten per jaar dan weet je dat je altijd minimaal 4 dozen op de plank moet hebben liggen voor de komende maand of 1 doos per week. Zorg uiteraard wel voor een veilige marge (veiligheidsmarge) en rond de minimale voorraad af naar boven. 

  1. Plan je tijd in voor de besteller?

Reserveer je in de agenda tijd voor de besteller of niet? Dat is een vraag die ik regelmatig tegenkom. Mijn advies is om dit wel te doen, want zo maak je het een belangrijke taak voor je praktijk en onderken je belangrijkheid van de taak. Wees er wel alert op dat het geen dagtaak wordt.

  1. Georganiseerde ruimte

Elke praktijk is anders, maar het kan zeer waardevol zijn om een kast of kamer in te richten voor je voorraad en hier elk product een eigen plek te geven. Het grote voordeel hiervan is dat producten niet meer achter elkaar, op elkaar of bij elkaar liggen wat overzicht ten goede komt. 

  1. Richt je voorraadbeheer onafhankelijk in

Regelmatig kom ik goed werkende systemen in praktijken tegen die jammer genoeg maar met 1 leverancier kunnen werken. Mocht om wat voor reden dan ook deze leverancier materialen niet beschikbaar hebben of de prijzen enorm afwijken, dan zou het fijn zijn als je wel flexibel bent zijn om elders te kunnen bestellen zonder al je processen en aanverwante rapportages omver te gooien. Niks is namelijk frustrerender dan verschillende excel bestanden aan elkaar te moeten knopen om enige vorm van informatie te krijgen.  

  1. Besparen, en een voorraadbeheersysteem?

Er wordt vaak gedacht dat een voorraadbeheersysteem niet samengaat met goed inkopen. Het tegendeel zou waar moeten zijn, door de informatie die je verzamelt kan je voorbereid de onderhandelen met je leveranciers en weet je waar je over praat. 

Ik merk overigens dat onderhandelen vaak een beladen onderwerp is, dus soms is het fijner om jaarafspraken te maken. Een keer per jaar bespreek je de meest belangrijke producten (top 20%) en maak je hierover een jaarafspraak. Deze 20% vertegenwoordigt namelijk 80% van je totale waarde aan inkoop. Dit kan je doen met je vaste leverancier, maar uiteraard ook met 1 of 2 andere leveranciers. En reken maar dat jouw praktijk er toe doet. Je zult zien dat je op een nette manier prima afspraken over kunt maken zonder daar veel tijd aan kwijt te zijn. En de winnende leverancier is ook blij want je beloond hem met weer een jaar zaken doen. 

  1. Ga je scannen?

In mijn ervaring verschilt deze keuze per praktijk. Het daadwerkelijk volledig automatiseren van je inkoopproces met voorraadbeheer betekent dat je elk product zal moeten opvoeren in je systeem tegen de huidige waarde en afboeken middels een scansysteem. Dit geeft zeer betrouwbare informatie, maar deze manier brengt discipline met zich mee, elk product dient gescand en ook weer geboekt te worden. Als dit niet consequent gedaan wordt zal je informatie ook niet betrouwbaar zijn en is de kans op misgrijpen zelfs groter. 

Goede alternatieven zijn zogeheten hybride oplossingen als een kanban-kaarten-scan-systeem of het bestellen met een handscanner waarbij direct een boodschappenlijst gemaakt wordt. De informatie is niet zo betrouwbaar als met een 100% voorraadbeheer systeem, maar het gebruiksgemak verbeterd wel enorm.

Contact
WhatsApp